Gestão de processos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.
Para tanto, ao procurar uma consultoria para a gestão de seus processos os gestores estão à procura de um consultor que se proponha a identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos da sua companhia.
E isso vale para a própria gestão de processos que também é um processo, ou seja, um conjunto de ações que serão organizadas e sistematizadas para que os processos da empresa sejam conduzidos.
Aliás, para entendermos melhor o conceito, é fundamental pensarmos em uma definição precisa do que são os processos organizacionais.
São conjuntos de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos de uma organização.
Essas atividades envolvem a transformação de insumos (entradas) para atender a um objetivo específico, de alguma forma relacionados com os resultados da empresa.
Entre os exemplos mais óbvios está o processo de produção de uma indústria, em que o insumo principal é a matéria-prima, que é transformada no produto final.
Na realidade, para que isso aconteça, geralmente, há dezenas de pequenos processos que devem ser seguidos pelas máquinas e operadores.
Outo exemplo podemos enxergar nas áreas administrativas de empresas existem conjunto de atividades que os colaboradores devem seguir para que seus trabalhos surtam o efeito necessário para o resultado da empresa.
Como explicaremos melhor ao longo do texto, praticamente tudo que é feito em uma empresa ocorre por meio de processos organizacionais – pelo menos esse é o ideal.
Vamos tomar como exemplo a compra de passagens aéreas para viagens a trabalho. Parece uma situação banal, sem grande importância, certo?
Na realidade, é um ótimo caso em que é necessário uma série de processos bem definidos, para que:
- Não seja gerada uma situação permitindo a funcionário emitir as passagens a seu bel prazer e onerar as despesas de viagens da companhia.
- A emissão das passagens não seja burocrática, travada e demorada.
Nesse exemplo, o insumo do processo é a requisição de um colaborador, cujo andamento poderá envolver etapas como:
- Consulta ao orçamento para viagens
- Consulta às opções de voos e hotéis para as datas solicitadas
- Compra da passagem
- Comunicação ao funcionário que a requisitou.
Ao fim do processo, portanto, a requisição (que é o insumo) se transforma em uma passagem aérea este procedimento se realizado de forma adequada e conduzido dentro dos passo estabelecidos para a compra de passagens deve se tornar um processo para que todos na empresa ao programarem suas viagens sigam estas etapas , transformando-se assim em um processo que foi modelado, documentado , que entregou seu valor (comprar passagem com eficiência e eficácia), que vai ser monitorado e por fim sistematizado .
Nos continuaremos a falar de processos nos próximos blogs continue nos acompanhando para saber tudo sobre processos e como podemos ajudá-lo neste desafio de profissionalização de seus processos.
Este artigo é baseado no artigo “Gestão de Processos: O que é, Benefícios e Características” publicado por FIA (FUNDAÇÃO INSTITUTO DE ADMINISTRAÇÃO)