Existem várias formas de executar a gestão de processos. Vamos apresentar as que utilizamos na gestão de processos na Computabilis, ela advém da experiência que possuímos das consultorias que prestamos em Gestão de processos.
Assim apresentamos, abaixo, uma possível divisão por etapas de um trabalho que envolve a criação de um processo, para tanto usamos a metodologia do PDCA.
O ciclo do PDCA é uma ferramenta muito conhecida na administração de negócios , de uma forma geral ele visa praticar uma metodologia de análise e controle dos processos de maneira que eles estejam sendo sempre visitados e melhorados. A eficiência do PDCA é que ele é um método onde não existem intervalos e nem interrupções ,tendo entre suas características a celeridade e o aperfeiçoamento contínuo dos processos empresariais facilitando de sobremaneira a aplicação das melhorias identificadas.
- Planejamento
Primeira grande etapa do ciclo. Aqui, nasce o projeto, fase na qual é analisado o conjunto de atividades envolvidas, qual o objetivo do processo e sua relação com a estratégia da empresa. Deve-se estabelecer com base nas diretrizes da empresa , estabelecendo também os objetivos e caminhos e os métodos a serem seguidos. Depois é feita a identificação e correção dos problemas encontrados, através de um planejamento de uma ação corretiva eficiente. Nesta parte constam os itens descritivos do problema, as questões que se pretendem responder e um plano de ação
- Modelagem
A modelagem corresponde ao desenho dos fluxos de trabalho, ou seja, como será a prática do processo que está sendo desenvolvido. Modelagem de Processos de Negócio ou Business Process Modeling é a representação dos processos de negócio de uma organização, com o objetivo de documentar, entender e analisar os processos, permitindo a transformação e a automatização. Através da diagramação de processos é possível obter uma visão lógica das atividades e mostrar, de forma simples e intuitiva, como o trabalho é (ou deve ser) feito em uma empresa.
A modelagem de processos pode resultar em um diagrama, mapa ou modelo, conforme o grau de detalhamento necessário ao objetivo da modelagem. Em alguns casos, um diagrama simples, como o fluxograma, pode dar conta do recado. Mas, em outros, quando o nível de complexidade é maior, exige-se um modelo mais completo.
Diagrama, mapa e modelo são termos normalmente utilizados como sinônimos, mas não é bem assim. Cada um dos termos representa diferentes estágios de desenvolvimento do processo, agregando mais ou menos informação na diagramação do processo.
- Simulação
É a fase em que as atividades definidas na etapa anterior são testadas.
Serve para averiguar como o que foi previsto se manifesta na prática e de que forma os colaboradores respondem ao novo processo.
A etapa de simulação também é importante para colher insights que permitam aperfeiçoar a solução que está sendo proposta. Vejamos um exemplo prático e fácil para entender a simulação . Imagina um sistema que ensina um piloto a pilotar uma aeronave, ele demonstra através de uma simulação quais os procedimentos o aprendiz deve realizar para que a aeronave não sofra qualquer dano. Este aprendizado deve ser feito através da simulação não sendo possível que o piloto que está apreendendo o processo o realize já voando em uma aeronave.
Nesta etapa simulamos todas as variáveis e condições de um processo para tentar entender da melhor maneira possível como ele funcionará normalmente ou mesmo alterando as variáveis. Este passo é de tamanha importância que podemos delinear vários resultados dependendo dos cenários que propusermos e obteremos diversos resultados que nos levarão a melhor decisão.
- Execução
A partir da experiência obtida na simulação, são feitos os ajustes necessários e o processo passa a ser praticado.
- Monitoramento
A etapa do monitoramento é colhida as informações de acordo com as métricas e KPIs definidos nas etapas de planejamento e modelagem.
Essas informações são importantes para saber se objetivos estabelecidos são de fato alcançados com as melhorias dos processos implementados.
Ter todas essas informações centralizadas é essencial para melhorar os serviços e os processos das empresas. Como o fluxo de informações não visíveis dentro das organizações é enorme, cada vez mais estão surgindo ferramentas capazes de buscar esses dados e transformá-los em informações utilizáveis para a tomada de decisão.
O tratamento das informações por meio da tecnologia permite aos decisores da área de negócios trabalhar com base em indicadores-chave, ou KPIs (key performance indicators).
- Melhorias
Por fim, deve-se ter em mente que o mesmo trabalho de modelagem de um novo processo pode se repetir no futuro.
A melhoria contínua de processos é vista como um conjunto de atividades que formam um processo de raciocínio e de intervenção em problemas para a melhoria de desempenho. Visa à criação de uma cultura de melhoria sustentável, por meio do envolvimento de todos os participantes da organização nas atividades de eliminação de desperdícios de todos os sistemas e processos organizacionais.
O que se nota é que ainda há baixa utilização desta prática pelas empresas, na maioria há um esforço para mapeamento e modelagem dos processos, mas apenas uma delas já utiliza outras ferramentas e estrutura projetos de melhoria contínua. Então, estes processos devem continuar sendo acompanhados e entendidos para que não se perca todo o trabalho realizado.
Este artigo é baseado no artigo “Gestão de Processos: O que é, Benefícios e Características” publicado por FIA (FUNDAÇÃO INSTITUTO DE ADMINISTRAÇÃO)