A seguir, conheça algumas características que distinguem a gestão de processos realizada por um profissional de uma gestão de processos de forma amadora.
- Modelação
A empresa deve ter abertura para o redesenho de todos os seus fluxos de trabalho e, por consequência, dos processos. Para que isto aconteça de maneira natural é necessário que todos que de alguma forma participam do processo decisor estejam empenhados no estudo e abertos as alterações propostas.
Isso demanda uma cultura organizacional de flexibilidade, para que a prática de modificar um processo não se transforme em uma batalha, enfrentando a resistência dos colaboradores.
Ter um diagrama de processo facilita muito na hora de documentar e disseminar o processo, alinhando o entendimento entre todos os colaboradores e deixando todos na mesma página. Basta consultar a representação gráfica para que todos saibam como o trabalho deve ser feito. Dessa forma, o conhecimento sai da cabeça de uma única pessoa e passa a ser transmitido para todas as partes envolvidas.
Existem três tipos de abordagens para modelagem de processos. São elas:
De cima para baixo (top-down): primeiro é construída uma visão macro do processo para depois detalhar o restante do trabalho.
Do meio para fora (middle-out): concentra-se no núcleo do problema do processo para depois ir em direção às suas extremidades.
De baixo para cima (bottom-up): primeiro são entendidos os detalhes do trabalho para depois construir uma visão macro do processo.
Optar por uma dessas abordagens é o primeiro passo para modelar processos. Essa decisão deve levar em consideração aquilo que é mais adequado para o objetivo pretendido.
- Documentação
Os processos de uma organização precisam estar bem documentados, para que não ocorram situações nas quais apenas determinado colaborador saiba como realizar um conjunto de atividades.
Com tudo documentado, caso esse colaborador deixe a empresa ou troque de função, o responsável a assumir seu lugar poderá desempenhar suas funções sem que haja perdas para o andamento dos processos.
Não basta apenas gerar o documento com o processo modelado, é preciso fazer com que esse documento seja disseminado pela organização. Por isso, é interessante que o projeto de modelagem do processo seja encerrado com uma apresentação do modelo para as partes interessadas. Esse também é o momento de tirar possíveis dúvidas e alinhar todas as pessoas.
Vale lembrar que a documentação do processo serve também como ponto de partida para projetos de melhoria, transformação e automação, para além da própria documentação.
- Entrega de valor
Os processos existem para entregar algum tipo de valor à empresa, à marca, ao produto ou serviço comercializado.
Se não está claro de que maneira essa entrega de valor ocorre, pode ser um sinal de que o processo deve ser repensado.
Alinhar as organizações a alcançar seu propósito significa: eliminar retrabalhos e desperdícios, melhorar os produtos e serviços, resolver problemas, reduzir os custos, melhorar o atendimento, aumentar as receitas e deixar os clientes mais felizes. Embora estas ações já sejam conhecidas por todos, muitas empresas sentem dificuldades em executá-las.
Para que a empresa compreenda e entregue o que seus clientes precisam, melhor que seus concorrentes, todas as áreas da empresa precisam estar conectadas e devem servir ao cliente. Com uma visão ponta a ponta dos processos, os objetivos primordiais das áreas são alinhados e orientados ao cliente.
- Monitoramento
Os gestores também precisam de números para entender se os processos estão entregando os valores que se esperam deles.
A dica é, ao desenhá-los, pensar em key performance indicators (KPIs) para embasar a avaliação do desempenho de cada processo.
Consiste em acompanhar o desempenho do novo processo para verificar se ele realmente está atingindo às expectativas. Caso não esteja, será preciso fazer alguns ajustes que, quanto mais cedo forem diagnosticados, melhor para a organização. Para isso você pode contar com o auxílio de um sistema de indicadores de performance (KPIs), que é uma relação de indicadores conectados de forma causal (relacionando causa e consequência).
Viu só como fazer gestão de processos não é um bicho de sete cabeças? Para que a gestão de processos seja ainda mais assertiva e traga resultados rápidos é preciso conciliá-la com o uso de uma metodologia voltada para o aumento de performance, Conheça mais sobre os serviços em gestão de processos prestados pela Computabilis ou informe-se sobre os benefícios de contratar uma consultoria de processos com um de nossos consultores.
- Sistematização
Conforme já destacamos aqui, a gestão de processos é também um processo. Isso quer dizer que esse conjunto de práticas deve ter as mesmas características de que falamos aqui.
E deve ser implementado segundo algum critério, aproveitando oportunidades de melhoria e antecipando problemas em vez de esperar eles acontecerem para problematizar os processos organizacionais.
Adotar um modelo correto de sistematização permite que o modelo esteja sempre sendo acompanhado e se não estiver produzindo os valores ou efeitos de quando da sua definição possa novamente ser redesenhado para conduzir a reais resultados.
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Este artigo é baseado no artigo “Gestão de Processos: O que é, Benefícios e Características” publicado por FIA (FUNDAÇÃO INSTITUTO DE ADMINISTRAÇÃO)