Você já deve ter compreendido como a gestão de processos é importante para aumentar a competitividade da empresa neste mercado tão competitivo
Esse efeito positivo só vai aparecer, porém, se você conseguir que todos na sua empresa participem ativamente e entendam os objetivos desta gestão de processos.
Neste ponto é de suma importância que você como gestor ou líder de uma equipe, deve se preocupar em nivelar os conceitos e sensibilizar todos os colaboradores para a importância da implantação pela gestão de processos.
O primeiro passo é identificar quais são os processos que necessitam melhoria. Esses são os que você precisa estudar e entender. É importante pensar sempre sobre os objetivos do seu negócio, e quais os processos que contribuem para essa meta. Priorize-os. Mas como identificar quais são os processos mais importantes? São aqueles que mais contribuem para atingir as metas organizacionais e agregam mais valor à entrega final dos processos.
Uma metodologia de análise de negócio sugerida por Peter Drucker, pode ajudar a entender esses objetivos estratégicos da empresa, para, depois, se definir quais processos precisam ser melhorados.
Como analisar os processos de negócios com as 5 perguntas de Peter Drucker
Qual é a nossa missão?
Quem é o nosso cliente?
O que o cliente valoriza?
Quais são os nossos resultados?
Qual é o nosso plano?
Vamos analisá-las uma a uma.
1- Qual é a nossa missão?
Sem entender o motivo da existência da empresa não será possível determinar quais os processos fundamentais para que ela cumpra sua missão. Os processos são mutáveis, a missão perdura e deve ser alcançada por meio deles.
Identifique processos sem as quais a missão não seria cumprida, eles devem fazer parte de sua lista.
2- Quem é nosso cliente?
Lembre-se que apesar de sua grande importância, não é apenas o cliente final que deve fazer parte desta técnica de análise de processos de negócios.
Afinal, se a empresa precisa entregar o maior valor possível – valor percebido – para o cliente final, com o objetivo de que ele pague por essa entrega um montante que supere os custos operacionais, isso tudo é fito para que a empresa tenha lucro.
Lucro para quem? Para os acionistas! Portanto, existem muitos outros stakeholders que devem ser levados em conta nesse momento,
É importante lembrar também que existem organizações sem fins lucrativos e que, nesse caso, o cliente final pode ser a sociedade como um todo, uma comunidade específica, entre outros.
Identifique os processos que agregam mais valor percebido para seus clientes (de todos os tipos) e inclua em sua lista de processos que devem ser priorizados.
3- O que o cliente valoriza?
Uma maneira de identificar o que os clientes valorizam é fazer uma boa pesquisa de marketing.
Mas, siga o que detalhamos no item anterior: percepção de valor! Isso está muito relacionado com o posicionamento da empresa. Mas lembre-se: só uma coleta de informações acurada poderá trazer as respostas adequadas para esta pergunta.
4- Quais são os nossos resultados?
Nesta etapa da análise de processos de negócios, estamos falando de KPIs (Key Performance Indicators): indicadores-chave performance.
É preciso verificar quais processos não estão alcançando as metas estabelecidas e por quê. Estes, evidentemente, também devem fazer parte de sua lista.
5- Qual é o nosso plano?
Por fim, quais as ações foram definidas pela organização para que se possa atingir seus objetivos estratégicos? Todos os processos que estiverem ligados a essas ações devem fazer parte de sua lista.
Bem, sua lista pode ter ficado enorme, não é mesmo? A verdade é que as boas técnicas de análises de processos de negócios recomendam que não se debruce sobre um objetivo grande demais.
Levando em conta cada um desses critérios, escolha 4 ou 5, no máximo, processos prioritários, ou talvez até menos processos, caso sejam muito complexos. O primeiro passo é compreender em detalhes como os seus principais processos são realizados e a melhor maneira de como otimizá-los. Jamais se deve mexer em um processo sem ter um bom conhecimento sobre ele.
A importância maior e entender que a gestão de processos cumpre uma função extremamente estratégica. Não se muda só por mudar, e sim para atingir um objetivo, que deve estar ligado ao propósito da empresa.
Não se esqueça de criar métricas e indicadores para serem monitorados, de modo que o aperfeiçoamento dos processos seja baseado nos dados que os indicadores estão lhe mostrando e não na sua intuição.
É importante lembrar que essa é uma operação contínua, já que os processos nunca estarão completamente otimizados e perfeitos. É possível que o processo se torne inconsistente com as metas do negócio, já que eles podem mudar com o tempo.
Então vamos lá e mãos a obra entender os processos que necessitam de uma melhora continua em sua organização.
Este artigo é baseado no artigo “Gestão de Processos: O que é, Benefícios e Características” publicado por FIA (FUNDAÇÃO INSTITUTO DE ADMINISTRAÇÃO)